Korets arkivar velges av årsmøtet og inngår som fast medlem av korets Musikkutvalg.
1. Arkivaren har, etter anvisning fra styret v/formannen, ansvar for innkjøp og oversiktlig arkivering av korets notemateriale. Dette gjelder:
- Originalnoter for 4-stemt mannskorsang
- Eventuelle originalnoter for andre musikk- eller sangarrangementer
Han skal så langt det er mulig og hensiktsmessig utarbeide og løpende ajourføre oversikter som viser total beholdning av arkivert notemateriale. Slike oversikter skal sorteres alfabetisk på musikkverkets tittel. Det skal av slike oversikter framgå navn på komponist, tekstforfatter og arrangør, og typen musikk- eller sangarrangement.
Innkjøpsdatoen eller -år for det enkelte noteverk skal så langt mulig framgå av respektive oversikter. Det samme skal antallet arkiverte noter av hvert enkelt verk.
Arkiverte kopier av noteverk skal i arkiv og i oversikter holdes adskilt fra originalnoter, men ellers arkiveres og oppføres i oversikt på samme måte som beskrevet for originalnoter.
Oversiktene bør så langt mulig arrangeres på PC, og slik at man på en enkel måte kan skifte mellom alfabetisk/nummerisk sortering på opplysningene i oversiktenes samtlige kolonner.
Arkivaren skal løpende og uten påskyndelse fra korledelsen forsyne korets medlemmer med nødvendig notemateriale, slik styret har besluttet, og i takt med behovet og revisjon av korets repertoar til en hver tid.
2. Korets arkivar skal også besørge betryggende og oversiktlig arkivering av følgende skriftlige materiale:
- Protokoller som er fullskrevne (protokoll i bruk oppbevares hos sekretæren)
- Frammøteprotokoller som er fullskrevne (protokoll i bruk oppbevares hos sekretæren)
- Korrespondansepermer som er fulle (permer i bruk oppbevares hos formann eller sekretær)
- Jubileumsskrifter
- Historisk materiale
Det skal tilstrebes at også slikt materiale blir registrert i databaserte oversikter som jevnlig ajourføres for enkel informasjon ved behov.
Mannskoret Barden/HKH
26. desember 2003